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한진해운이 연간 수십만 건에 달하는 선적요청서의 자동화에 성공, 문서처리 시간을 50% 넘게 단축하는 성과를 거둔 것으로 나타났다.

한진해운의 이러한 성과는 해운ㆍ항만 물류 IT 전문기업인 싸이버로지텍이 개발한 문서자동화 솔루션인 ‘디큐브(D-CUBE)’를 도입한 데 따른 것이다.

싸이버로지텍에 따르면 한진해운은 그 동안 많은 인력을 투입해 수기로 입력해오던 팩스 및 이메일 방식의 선적요청서를 디큐브를 이용해 자동 입력하는 내용의 프로젝트를 추진, 업무 생산성과 고객 만족도를 높였다.

지금까지의 선적 요청은 선사나 중개업체의 홈페이지 또는 EDI 시스템 등을 이용해 전산화된 데이터를 전달해주는 것이 일반적이었다. 아직도 전세계 선적 요청의 1/3 가량은 팩스나 이메일로 이뤄지고 있다.

이같은 팩스 및 이메일 선적요청서는 전담 직원이 확인해 일일이 직접 입력해야하는 번거로움 때문에 전 세계 대부분의 선사와 복합운송회사들에게 커다란 고민거리가 되고 있다.

 

▲ 문서자동화 솔루션 ‘디큐브(D-CUBE)’ 업무 프로세스

 

한진해운 IT 담당 정은조 상무는 “선적요청서의 빠른 처리 외에 고객으로부터 받은 이메일 및 팩스 요청서를 인쇄하거나 스캔할 필요없이 해외에 있는 다큐멘테이션 센터에 편리하게 작업 지시를 할 수 있는 시스템이 필요했다. 또한 이메일로 받은 문서의 원본이 중앙전산실에 안전하게 저장되도록 하는 것도 필수적인 과제였다”면서 “디큐브는 이 두 가지 요건을 모두 만족시켜준 솔루션이었다”고 강조했다.
디큐브는 혁신적인 형태인식 알고리즘에 OCR 엔진과 PDF 변환소프트웨어를 합쳐놓은 제품으로 MS 오피스 문서는 물론 PDF나 Text 파일 그리고 이미지 파일 등 어떤 형태의 문서든 모두 분석/처리 할 수 있다는 점이 특징이다.

다큐브의 개발을 담당한 싸이버로지텍 최정식 팀장은 “시중에 명함, 여권, 인보이스 등의 데이터를 추출해내는 엔진은 많이 있지만 디큐브와 같이 다양한 형태와 키워드를 가진 문서를 분석하는 제품은 아직까지 없었다”며 개발의의를 설명했다.

최 팀장은 이어 “디큐브는 이메일의 첨부 파일을 분리해 필요한 데이터를 추출한 후 기간계 시스템에 전달하는 제품으로서, 문서 중 가장 까다로운 선적요청서 자동화에 성공했다는 자신감을 앞세워 다른 업종의 문서자동화에도 도전할 것”이라고 향후 계획을 밝혔다.

 

 박시현 기자 | pcsw@bikorea.net