SERI ERP 포럼 운영진이 ERP 실패를 부르는 13가지 원인과 대책에 대한 자료를 배포했다.
포럼은 "ERP시스템은 돈, 자원, 시간 측면에서 방대한 투자다. 물론 성공적인 ERP 도입을 통해 워크플로우를 간소화하고, 비용을 절감할 수 있다."며 "그러나 ERP를 잘못 도입하면 생산성이 저하되고 개발이 지연되는 등 막대한 비용이 초래될 수 있다."고 밝혔다.
CIO닷컴은 성공적인 ERP 도입과 잠재적인 문제를 최소화하기 위해 수십 명의 ERP 전문가(IT 책임자, 컨설턴트, ERP 개발업체)들을 대상으로 ERP와 관련해 가장 일반적인 시행착오가 무엇인지, 이를 피하거나 해결하려면 어떻게 해야 하는지를 물었다. 다음은 이번 설문조사 결과 밝혀진 13가지 ERP 시행착오다라고 포럼은 설명했다.
시행착오 1 : 잘못된 계획
세이지(Sage) 미드마켓 ERP 제품 관리 부사장 에릭 카스는 "ERP 프로젝트를 성공시키려면 계획을 잘 수립하는 것이 아주 중요하다. 즉흥적으로 ERP를 도입하면 안 된다"고 강조했다.
미드마켓과 대기업을 대상으로 ERP 소프트웨어와 솔루션을 공급하는 바이(VAI) CIO 케빈 비슬리 또한 이런 의견에 동의했다. 비슬리는 "많은 기업들이 ERP 소프트웨어 평가에 앞서 충분한 계획을 수립하지 않는다. 이는 도입 과정에서 종종 혼란을 초래하곤 한다. 현재 프로세스와 이를 발전시켜 최대 이익과 효율성을 달성하려면 어떻게 해야 할지 제대로 이해를 못하는 상황을 불러올 수 있기 때문"이라고 설명했다.
기업들이 이런 문제를 해결하려면 ERP 시스템 선정에 앞서 해당 기업의 프로세스와 정책 일체를 내부 감사해야 한다.
비슬리는 "다양한 부서의 관계자들로 ERP 평가 팀을 구성할 필요가 있다"고 권장했다. 또한 내부적으로 ERP 시스템을 평가할 역량을 갖추고 있지 않다면, 해당 산업에서 ERP 솔루션을 도입한 경험이 있는 경험이 많으면서도, 특정 개발업체에 치우치지 않는 컨설턴트나 회사들을 채용하는 것을 고려해야 한다.
시행착오 2 : ERP 개발업체에 대한 평가 미흡
운영 성능 개선과 관련된 서비스를 제공하는 케이스모어(Casemore & Co.) 사장 숀 케이스모어는 "많은 고객이 개발업체 마케팅 팀의 일방적인 주장에 현혹돼 제품을 선정하고 있다. 그렇게 제품을 도입하고 나서 기능에 제약이 있거나, 성능이 부족하다거나, 기존 업무 방식에 영향을 미친다는 사실을 발견하고 놀라곤 한다"고 말했다.
케이스모어 사장은 따라서 항상 조언을 구해야 한다고 충고했다. 케이스모어는 "동종 산업에서 해당 소프트웨어를 사용하는 기업 세 곳에 대한 명단을 요청해 기능과 특징, 문제점을 물어봐야 한다"고 설명했다.
그렇다면 개발업체가 세 개 회사를 알려주지 않거나, 그럴 수 없다면 어떻게 해야 할까? 케이스모어 사장은 "해당 소프트웨어를 단호히 포기해야 한다"고 주장했다.
시행착오 3 : 핵심 기능에 대한 이해 부족, 또는 사용 미흡
비즈니스 컨설팅 및 기술 솔루션 업체인 모건프랭클린(MorganFranklin Corp.) 관리 이사 존 호에블러는 "매년 실시하는 ERP 설문조사 결과에 따르면, 자신이 사용하는 ERP 시스템 기능에 대해 제대로 이해하고 있는 곳은 전체 응답자 가운데 46%에 불과하다"고 말했다.
호에블러는 "아주 많은 기업들이 ERP 시스템에 투자를 했다는 점을 감안하면 놀랄만한 수치다. 그러나 기능을 모르면 비즈니스 프로세스를 자동화하고, 기능을 빠르게 만들고, 기업 목표를 달성하는 기회를 놓치게 된다. 또한 업그레이드와 기능 강화, 유지보수에 많은 돈이 들고, 성공 확률도 낮아진다"고 설명했다.
호에블러는 "이런 문제를 해결하려면 모든 기능을 대상으로 리스트를 만들고, 사용 현황을 추적하고, 정기적으로 평가를 해 어떤 기능을 사용하며, 어떤 기능이 가장 큰 도움을 주는지 판단해야 한다"고 제안했다. 그는 "또 신입 직원들에게 이를 통해 터득한 지식을 훈련시키고, 테스트 결과를 작성하고, 이를 바탕으로 감사를 하고, 규제준수 및 보고 요건을 지원해야 한다"고 말했다.
시행착오 4 : 필요한 시간 및 자원을 과소 평가
E2B 테크놀러지스(e2b teknologies) 관리 이사 제임스 말로리는 "사실상 모든 기업이 새로운 ERP 시스템 도입에 필요한 자원과 시간을 과소 평가하는 경향이 있다"고 말했다.
그렇다면, ERP 도입에 필요한 시간은 어떻게 계산할 수 있을까? 말로리는 "소프트웨어 비용을 100으로 나누면 시간이 산출된다. 예를 들어, 2만 달러짜리 소프트웨어라면 대략 200인시(man-hour), 또는 전문 컨설턴트를 채용했다면 도입에 5주가 소요된다. 가능한 전문가의 지원을 받지 않고 직접 도입하는 경우라면, 여기에 2를 곱해야 한다"고 설명했다. 또 ERP 도입을 전담할 프로젝트 매니저를 지정해야 한다고 강조했다.시
시행착오 5 : 시작부터 잘못된 인력 구성
케빈 비슬리는 "기업들은 ERP 도입 시작 단계부터 잘못된 인력으로 팀을 구성하는 우를 범하곤 한다. ERP 도입은 가장 규모가 큰 프로젝트 가운데 하나다. 따라서 의사결정 프로세스의 모든 단계에서 제대로 인력을 구성하지 못한다면, 실수를 범하고 계획에 차질을 빚을 수 있다"고 지적했다.
예를 들어, 많은 기업들이 경영진의 승인에만 초점을 맞추고 있다. 이보다는 재무, 생산, 조달, 재고 관리, IT에 이르기까지 전사적으로 핵심 인재를 모아 인력을 구성하는 것이 중요하다. 이렇게 하면, ERP 도입에 활발히 참여한 직원들이 출발점부터 제대로 된 도입을 위해 스스로를 투자하게 된다.
시행착오 6 : 우선순위 책정을 생략
프로젝트 관리 전문업체인 리얼리제이션(Realization) 부사장 요아브 지브는 "ERP 시스템 도입 시 지연을 최소화하고 완료까지 시간을 절약하기 위해 가장 중시해야 하는 부분 가운데 하나는 멀티태스킹을 줄이는 것이다.
이는 여러 업무를 동시에 진행하지 않도록 하는 것을 말하는데, 사람이란 여러 업무를 맡다보면 일을 더디게 할 수밖에 없기 때문"이라고 주장했다. 따라서 IT 책임자은 우선순위 체계를 마련하는데 최우선 순위를 둬야 한다.
지브는 "우선순위 체계는 누가 언제 어떤 일을 해야 하는지를 설명하고 있어야 한다. 또 매니저들이 우선순위에 따라 해결해야 할 사안들을 규정하고 있어야 한다"고 강조했다. 또 "ERP 담당 매니저들은 엄격하게 사안들을 해결하는 프로세스를 적용해야 하고, 이를 바탕으로 조치를 취하고, 즉시 문제를 해결해 프로젝트가 지연되는 것을 방지해야 한다"고 덧붙였다.
시행착오 7 : 트레이닝과 변경 관리에 대한 투자 부족
에릭 카스는 "ERP 프로젝트가 실패하는 가장 공통된 이유 가운데 하나는 적절한 트레이닝 부족이다. 게다가 직원들이 시스템을 이해하지 못하면서 회의감을 갖도록 만든다. 따라서 ERP를 성공적으로 도입하려면 도입에 앞서 직원들이 새 시스템에 익숙해지도록 기회를 줘야 한다"고 설명했다.
오라클의 JD 에드워드 ERP 소프트웨어 서비스를 제공하는 GSI CEO 케빈 헤리그는 "직원들의 훈련과 소통에 우선 순위를 두지 않는다면, ERP는 값비싼 엑셀 정도의 기능밖에는 하지 못할 확률이 높다"고 충고했다.
시행착오 8 : 정확한 데이터가 중요하다는 사실을 과소 평가
데이터는 ERP 시스템 못지 않게 중요하다. 문서 관리 및 워크플로 솔루션 제공업체인 아이데이틱스(iDatix) 기업용 서비스 부문 이사 마틴 레베스크는 "ERP를 성공적으로 도입하기 위해서는, 초기 단계부터 정확한 프로그래밍 및 절차 값을 적용해야만 오류를 최소화할 수 있다"고 주장했다.
시행착오 9 : 모든 문제를 해결하는 '키친 싱크(Kitchen Sink)'라고 착각
웹사이트 개발 업체인 넷폴리아지(NetFoliage) 소프트웨어 설계사 아칸 이자는 "ERP 시스템이 제아무리 강력하고 탄력적이라도, 모든 비즈니스 로직을 흡수한다는 것은 불가능하다. ERP 도입에서 가장 흔히 범하는 시행착오 가운데 하나가 ERP를 모든 부분에 적용할 수 있다고 가정하는 것"이라고 지적했다.
이자는 "많은 비용을 초래하는 이런 시행착오를 피하기 위해서는 가치사슬 최적화와 비용 추적이라는 두 부분에 초점을 맞춰야 한다. 다른 부분은 ERP 도입에 따른 부수 목표에 불과하다"고 강조했다.
시행착오 10 : 레가시 애플리케이션을 해체하지 않음
액센츄어(Accenture) 애플리케이션 현대화 및 최적화 담당 이사 존 피치오토는 "ERP 도입 과정에 애플리케이션을 제대로 해체하지 않는다면, 기존에 설치된 레가시 애플리케이션이 ERP에 그대로 남게 된다. 이렇게 되면 이들 별개 소프트웨어에 계속해서 유지보수와 지원 비용이 들어간다. 또한 하드웨어와 업그레이드, 핵심 ERP에 속한 인터페이스에도 비용이 초래된다. 즉 워크플로 간소화, 비용 및 낭비 절감이라는 ERP 시스템을 도입하는 목적에 어긋난다"고 지적했다.
시행착오 11 : 고성능 로드 테스팅 환경 부재
케빈 헤리그는 "몇몇 테스트 사용자만을 대상으로 해서는 변경에 따른 제대로 된 결과를 확인할 수 없다. 변경에 따른 실제 효과와 예기치 않은 다운타임으로 비용이 초래되는 것을 방지하려면, 사용자 로드를 시뮬레이션 하는 환경을 갖춰야 한다"고 지적했다.
시행착오 12 : ERP 공급 업체 대신 다른 업체한테 서비스 지원 받는 대안 무시
IT 비용 관리 컨설팅 업체로 포천 1000대 기업들을 고객으로 두고 있는 NPI CEO 존 윈세트는 "많은 기업들이 예외없이 값비싼 유지보수 비용에도 불구하고 ERP 공급 개발업체들로부터 서비스를 받기를 고집하고 있다. 그러나 이들 말고도 다른 업체들로부터 이와 동등한 수준의 서비스를 받을 수 있다"고 주장했다.
윈세트는 "개발업체들과 협력해 서비스를 제공하는 하이브리드 지원 서비스를 제공하는 업체에서부터 개발업체의 협력업체지만 독립적으로 서비스를 제공하는 업체에 이르기까지 여러 서비스 대안을 모두 살펴봐야 한다. 이런 업체들의 서비스를 이용하면 지원 비용을 30~50%까지 절감할 수 있다"고 설명했다.
시행착오 13 : 유지보수 전략의 부재
SAP 아메리카 북미 및 라틴 아메리카 본부 업그레이드 부문 부사장 마르코 발렌시아는 "예방 정비를 하지 않는 고객들은 ERP 투자에 따른 혜택을 십분 활용하지 못한다. 또 유지보수에 비용이 들어간다. 시스템을 유지보수하지 않는다면 시스템과 비즈니스 프로세스가 모두 노후화된다"고 지적했다.
발렌시아는 "커널을 최신 상태로 유지하는 것이 중요하다. 또한 잠재적인 문제를 예방하기 위해 법적 변경을 적용해야 한다. 뿐만 아니라 설치 기술을 업그레이드해야 한다. 지원 팩을 이용할 경우 크게 방해를 받지 않고 제품을 사용할 수 있다"고 강조했다.